Onze website maakt gebruik van cookies. Door deze te gebruiken gaat u hiermee akkoord. Lees meer Sluiten
0

Hoe houdt u een archiefkast schoon?

Het hebben van een goede archiefkast die qua uiterlijk en gebruik helemaal bij u past, is hartstikke fijn. En zonder als uw moeder te klinken: het schoonhouden van een archiefkast is wél een belangrijk onderdeel. En als u dit goed bijhoudt, heeft u nog meer plezier van uw opbergsysteem. Het schoonmaken van een archiefkast is geen klus waar u zich wekelijks mee bezig hoeft te houden, maar het verdient wel de aandacht. Want om in 2020 een berg verzameld stof te vinden in een archiefkast uit 2016, komt niet bepaald professioneel over. Bovendien zorgt een opgeruimd kantoor voor een opgeruimd hoofd. En dat verhoogt uw productiviteit en concentratievermogen. Daarom kunt u dit artikel als leidraad en handleiding gebruiken voor het schoonhouden van uw archief en de archiefkasten.

Frequentie van het onderhoud

Zoals gezegd hoeft u heus niet wekelijks aan de slag met schoonmaakmiddelen om de archiefkasten een beetje proper te houden, maar halfjaarlijks is zeker geen overbodige luxe. En dan is het niet de moeilijkste klus: met wat allesreiniger en een doekje komt u al een heel eind. Hoe vaak u de kasten daadwerkelijk uitsopt, ligt natuurlijk aan wat voor u wenselijk is, en hoe stoffig de werkomgeving is. In een houtzagerij zal er meer stof neerdwarrelen dan in een restaurant. Bovendien is het ook van belang of u dagelijks dossiers uit de kasten haalt - al dan niet voor de neus van klanten. Zorg dat u met een stofzuiger de hoekjes van de archiefkasten goed uitzuigt, zodat daar niet onnodig veel stof achterblijft en u veel eerder opnieuw aan de slag moet. Vergeet ook de hoekjes van laden uit ladeblokken of meerladenkasten niet. Heeft u hangmappen, haal dan jaarlijks het frame uit de geleiders en maak ze schoon met water en een doekje. Ook de rails van roldeuren, geleiders en lades moeten minimaal eens per jaar eens flink uitgezogen worden. Als alle bewegende onderdelen goed schoon zijn, smeert u ze in met vet. Denk hierbij aan de rails van roldeurkasten, de scharnieren van draaideurkasten en de geleiders van dossierkasten. Zorg er ook voor dat u de sloten inspuit met een slotenspray zodat deze soepel blijven werken.

Opgeruimd staat ook schoon

Alleen met schoonmaken, uitzuigen en invetten bent u er nog niet. Correcte ordening van de mappen is ook écht een must. Bekijk daarom jaarlijks de documentatie die in hangmappen, ordners en dossiermappen is opgeborgen of deze daadwerkelijk (nog) bewaard moet worden. Documentatie die al jaren niet meer is bekeken en niet voor de Belastingdienst bewaard hoeft te worden, kan natuurlijk het best gewoon weggegooid worden. Anders neemt het alleen maar onnodig ruimte in beslag in uw archief. Om dit proces te vergemakkelijken is het slim om uw ordners en dossiers op te bergen op kleur, alfabetische, cijfermatige en chronologische volgorde. Zo weet u welke mappen het oudst zijn en welke documentatie u er in aan kunt treffen. Het kost wat tijd om dit te doen, maar nogmaals: een opgeruimd kantoor zorgt voor een opgeruimd hoofd.